6 Cosas que Debes Saber de la Productividad Digital

6 cosas que debes saber sobre la productividad digital.
La productividad o transformación digital significa replantear tu negocio para optimizar tus actividades y operaciones en los mercados de hoy. Tener información clave a la mano, en tiempo real y en cualquier lugar. Compartimos 6 cosas que debes saber.

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Cada día se habla más de la transformación o productividad digital. Muchas personas se preguntarán … ¿y eso qué es? Para aclarar el asunto, en este artículo compartimos 6 cosas que debes saber sobre el tema:

  1. Los tiempos han cambiado
  2. Digitalización versus productividad digital
  3. Preparación y formación de tus recursos humanos
  4. Optimización de procesos y gestión de datos
  5. Instalación de herramientas digitales amigables
  6. Tendencias de la transformación digital

Comencemos con una definición ampliamente aceptada. Según Salesforce.com, la transformación digital “es el proceso de utilizar tecnologías digitales para crear o modificar procesos de negocio, culturas organizacionales y otras experiencias con clientes para adaptarse a los requerimientos del mercado”.

En pocas palabras, la productividad o transformación digital significa replantear tu negocio para optimizar tus actividades y operaciones en los mercados de hoy. Existe una creciente necesidad de tener la información clave a la mano, en tiempo real y en cualquier lugar. En otras palabras, la evolución digital que vivimos se ha vuelto una realidad y necesidad para sobrevivir.

Pero, cómo funciona la productividad digital y qué puedes hacer para moverte hacia un modelo de negocios en este mundo conectado por la tecnología? Para contestar esta pregunta, analizamos 6 que debes saber.


1. Los tiempos han cambiado

Mucho ha evolucionado en el mundo digital en los últimos 30 años. Sin duda, los tiempos han cambiado. Algunos recordarán la llegada de software como los procesadores de palabras y las hojas de cálculo. Esto aunado, a software para inventarios, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, diseño industrial y gráfico, entre otras aplicaciones.

Antes, era difícil y costoso acceder a esas tecnologías. Con el paso del tiempo, hoy existen una variedad de soluciones digitales para cualquier empresa, sin importar su tamaño. Por ejemplo, las soluciones de software como servicio (SaaS), que permiten acceder a software y aplicaciones poderosas a un menor costo que antes.

También hay que considerar el Internet de las Cosas (IoT), que busca conectar todas las cosas que hacemos con la tecnología. Desde la selección de música hasta aplicaciones para controlar una variedad de aparatos domésticos, IoT es una tendencia que no podemos ignorar.

En pocas palabras, vamos hacia un mundo donde la productividad digital ya es parte de nuestra vida cotidiana. En los negocios y en el día a día, necesitamos estar conectados a plataformas de información y datos para ser más productivos.

Otra cosa importante es el rápido crecimiento de dispositivos móviles. Cada día más, millones de personas dependen de estos aparatos. Hoy, México tiene 80 millones de usuarios de Internet y 85 millones de dispositivos móviles.

Entonces, no sólo es importante la transformación digital. También es crucial que este cambio tenga un enfoque Mobile First. Es decir, que todo se pueda consultar de manera fácil, rápida y atractiva desde tu teléfono o Tablet.

2. Digitalización versus productividad digital

Cuando hablamos productividad, es importante explicar la diferencia entre digitalización versus la transformación digital. Veamos.

La digitalización se refiere a la creación y almacenaje de documentos electrónicos que se pueden compartir y consultar de manera digital. Por ejemplo, presentaciones, cartas, contratos, correos, PDFs y otros archivos.

Productividad digital es el proceso que sigue a la digitalización, es decir, cómo se almacena, consulta y utiliza la información. Este proceso separa los datos en bloques manejables para que puedan ser utilizados y compartidos en una variedad de procesos.

En vez de escanear o digitalizar el documento, la información se guarda en bases de datos. De ahí, la información puede ser cruzada con otros datos para luego extraer y mostrar lo más relevante en el formato adecuado.

Como ejemplo sencillo, pensemos en un libro electrónico. Podemos estar leyendo algo y quizás el texto hace referencia a un tema relacionado o una bibliografía en otro documento. Con un hipervínculo, podemos brincar directamente a una imagen, mapa o fuente de referencia externa de manera inmediata.

Ahora imagínate la comunicación con tus clientes. ¿Qué sería más útil para el cliente … mandarle varios documentos y datos desarticulados entre sí o una aplicación donde pueda consultar la información que necesita con un par de clics?

3. Preparación y formación de tus recursos humanos

Quizás una de las cosas más importantes es preparar a tus empleados y colaboradores para asimilar los cambios de una evolución digital. El proceso de cambio necesita que todos los departamentos y funciones trabajan juntos hacia las mismas metas.

Por ejemplo, en la estructura organizacional la información debe fluir de manera transparente y eficaz para que todos tengan la misma información al mismo tiempo. El nuevo paradigma exige soluciones tecnológicas que puedan ser asimiladas de forma rápida y sencilla.

Paradójicamente, la pandemia Covid-19 que frenó muchos aspectos de la economía global, también aceleró la integración y desarrollo de nuevas tecnologías. La pandemia forzó a muchas empresas a buscar nuevas formas de trabajar en el ámbito digital.

Asimismo, cambiaron modelos de negocio para satisfacer las necesidades de clientes a través de la tecnología. Todo esto ya existía, pero Covid19 sin duda puso en evidencia la necesidad de ser más productivos, digitalmente.

Muchas empresas ya tienen sistemas instalados que funcionan bastante bien. En ese contexto, la productividad digital optimiza lo que ya existe con miras a una evolución ordenada hacia mercados que funcionarán con base en software y aplicaciones que faciliten la vida a todos.

Entonces, la evolución hacia la productividad digital es inminente y permanente. Esto probablemente incluye un cambio de cultura a nivel organizacional. Por ello, es fundamental preparar y formar a las personas de tu empresa para que el camino hacia nuevas tecnologías sea fluido

4. Optimización de procesos y gestión de datos

Otro factor importante consiste en el análisis de tus procedimientos existentes para determinar cómo se pueden mejorar. Esto incluye descubrir los puntos de dolor que merman la productividad de tus empleados y colaboradores.

Los puntos de dolor son temas que tienen que ver con las experiencias rutinarias de personas que necesitan información precisa y oportuna. Es fundamental crear perfiles de usuarios de la información para diseñar las soluciones digitales de acuerdo con sus necesidades diarias.

Asimismo, la información y datos se debe presentar de manera atractiva desde cualquier dispositivo electrónico. Por ejemplo, pantallas de computadoras de escritorio, Tablets y teléfonos móviles que presenten la información clave para tomar mejores decisiones.

A estos dos puntos anteriores se les refiere en inglés como UI / UX. Es decir, la interfase (UI) y experiencia (UX) del usuario de los sistemas digitales. Entonces, la optimización de procesos incluye evaluar los sistemas que existen para aprovechar el tiempo y determinar cómo podemos mejorar los procesos en la transformación digital de tu empresa.

Con ello, se puede trazar un plan a futuro que sea manejable y ejecutable sin que descuides lo más importante de tu negocio: Satisfacer las necesidades de tus clientes.

5. Instalación de herramientas digitales amigables

Una vez que aceptemos que los tiempos han cambiado; que es necesaria la transformación digital; que necesitamos preparar a nuestra gente y que podemos optimizar procesos, es hora de pensar en las mejores herramientas para hacerlo.

Es cierto que existen muchas soluciones digitales a nuestra disposición, a un precio más atractivo que nunca. Pero ¿cómo decidir la mejor opción para tu empresa? Puedes tomar varios caminos para determinar qué herramientas te darán el mejor costo beneficio:

  • Seguir invirtiendo en el software que tienes a sabiendas de que no te está dando toda la información que necesitas.
  • Experimentar por tu parte con nuevas soluciones aisladas para ver si el software es útil para tus usuarios y clientes.
  • Contratar un especialista en transformación digital que te acompañará en todo el proceso de análisis, integración, instalación y capacitación.
  • Dejar las cosas como están y crear una situación que será muy difícil arreglar en el futuro.

¿Cuál es la mejor opción?

Todas las opciones anteriores, menos la última, tienen sus pros y contras. El no hacer nada realmente no es una opción porque perderás clientes en el camino. La transformación digital es una necesidad para competir en el mundo de hoy y los mercados del futuro.

Cuando se hace el análisis de qué herramientas instalar, se debe considerar si realmente harán una diferencia en términos de eficiencia, agilidad y productividad. Quizás lo más importante es asegurar que el proceso de transformación esté centrado en el cliente; cómo optimizar su experiencia y satisfacción.

Nuestra recomendación es asesorarte por expertos en el tema de productividad digital. Existen compañías como LADIBU que han probado muchas herramientas para instalar la mejor opción para sus clientes. ¿Por qué reinventar el hilo negro?

Desde una prueba de concepto hasta la instalación de sistemas completos, LADIBU trabaja con sus clientes para encontrar la mejor solución. Te invitamos a explorar las soluciones que tenemos para tu organización o empresa.

6. Tendencias de la transformación digital

Otra cosa que no podemos ignorar son las tendencias de la transformación digital. Cuando instalemos nuevas aplicaciones y software, siempre surgen las preguntas: ¿Esta solución me servirá en el futuro? ¿Cómo aseguro que mis sistemas no se vuelvan obsoletos?

Para contestar esas preguntas, es importante mantenerse al tanto de las siguientes tendencias:

  • Innovación continua para estar siempre a la vanguardia
  • Internet de las cosas
  • Uso de la Nube
  • Seguridad cibernética
  • Centros de datos compartidos
  • Inteligencia Artificial
  • Plataformas B2B y comercio electrónico

Conclusiones

Es un hecho de que vivimos en una era digital sin precedente. Cada día aumentan las expectativas de nuestros clientes y sus requerimientos. No hay otra opción más que aceptar esta realidad y adaptarse a los cambios que vienen.

El proceso de transformación digital para optimizar la productividad es relativamente fácil si nos mantenemos al tanto de las tendencias y actuamos a tiempo. Lo más importante es asegurar que estamos equipados para seguir siendo relevantes en esta era de cambio digital.

Lo primero es determinar la meta a donde queremos llevar nuestro negocio con la transformación digital.

Segundo, crear una cultura organizacional centrada en la satisfacción y éxito de nuestros clientes. ¿Qué valor estamos dando? ¿Cómo son sus experiencias cuando tratan con nosotros?

Tercero, debemos ser ágiles y actuar a tiempo. El mundo de los negocios es cada día más competitivo y evoluciona rápidamente. Entonces, debemos implementar soluciones hoy con miras a las tendencias que estamos viviendo.

Finalmente, debemos buscar soluciones que nos conecten a plataformas internacionales de intercambio de datos. Porque la transformación digital es global.

>> Para más información, por favor contáctanos

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